Il whistleblowing è la segnalazione di attività illecite o irregolarità sul luogo di lavoro, fatta da un dipendente o collaboratore che vuole far emergere problemi di interesse pubblico o violazioni al codice etico aziendale.
In particolare, il whistleblower è colui che riferisce a figure competenti all’interno dell’organizzazione (es. compliance officer, internal audit) oppure anche ad autorità esterne, condotte che rappresentano un rischio o un danno per l’integrità dell’ente.
Lo scopo di questa pratica è quello di favorire la trasparenza e la legalità, consentendo di portare alla luce situazioni critiche che potrebbero non emergere altrimenti. Per questo molti paesi stanno cercando di regolamentare e proteggere legalmente questa pratica, evitando che chi segnala subisca ritorsioni ingiuste.
Il whistleblowing in Italia è attualmente un tema scottante e di grande attualità. La recente direttiva europea 2019/1937 impone a tutti gli Stati membri di dotarsi di una legislazione adeguata a proteggere chi segnala illeciti sul posto di lavoro.
Senza contare che un efficace sistema di whistleblowing porta enormi benefici alle aziende, ai lavoratori e alla società. Proteggere chi segnala irregolarità in buona fede è fondamentale per far emergere situazioni critiche che altrimenti resterebbero nascoste. In poche parole, dotarsi di procedure adeguate conviene a tutti.
Vediamo cosa prevede la normativa, quali sono i rischi del ritardo italiano, e soprattutto cosa puoi fare per contribuire ad un cambiamento culturale su un tema così delicato e importante.
La direttiva UE 2019/1937
La direttiva citata nel titolo del paragrafo, sulla protezione dei whistleblower è entrata in vigore nel dicembre 2019. Gli Stati membri avevano tempo fino al 2021 per recepirla all’interno delle rispettive legislazioni nazionali.
L’Italia si è mossa con un certo ritardo, ma da luglio 2023 ha finalmente introdotto delle regole in materia, per le aziende a partire da 50 dipendenti.
Questo passaggio è fondamentale e strategico: garantire un ambiente di lavoro trasparente e sicuro conviene prima di tutto a te e al tuo business.
Proteggere i dati personali di chi segnala
La direttiva UE richiede massima attenzione alla protezione dei dati personali di chi segnala irregolarità. Come azienda, devi garantire la massima riservatezza su identità e contenuto delle segnalazioni ricevute. In Italia, il Garante per la privacy ha già cominciato a sanzionare duramente le aziende che violano la privacy di segnalatori e segnalazioni con multe piuttosto salate.
Quindi fai molta attenzione a gestire questi dati con protocolli sicuri e criptati. Scegli un software whistleblowing che protegga l’anonimato end-to-end. Non mettere a rischio la tua azienda con comportamenti superficiali su un tema così delicato.
Pianificare adeguatamente l’implementazione
Non puoi improvvisare su una materia complessa come questa. Devi pianificare con cura l’introduzione di nuove procedure e sistemi di segnalazione interni.
Innanzitutto, forma adeguatamente il personale coinvolto nella gestione delle segnalazioni. Poi, prevedi una campagna informativa per i dipendenti, spiegando con chiarezza il funzionamento del sistema e le garanzie offerte.
Infine, monitora attentamente l’utilizzo della piattaforma, intervenendo prontamente se emergono criticità o dubbi. Ricorda: un sistema whistleblowing mal gestito può generare sfiducia e diffidenza tra i lavoratori.
Cambiare mentalità sulla cultura della segnalazione
Per introdurre in azienda un sistema di whistleblowing efficace, si deve prima procedere con un cambiamento culturale, devi favorire attivamente una nuova mentalità, che consideri il segnalare irregolarità non più come un tradimento ma come un dovere civico.
Devi promuovere valori come trasparenza, integrità e senso di responsabilità tra i tuoi dipendenti.
Devi far capire che la segnalazione è uno strumento di tutela dell’azienda stessa, non un attacco personale. Insomma, il tuo compito è creare un ambiente psicologicamente sicuro per chi vuole parlare.
Il successo di questo sistema dipende in gran parte da questo cambiamento culturale. Quindi dedicaci tempo e impegno fin da subito.
Benefici di un sistema efficace
Introdurre un sistema efficiente e ben gestito porta enormi benefici all’azienda.
- Ti consente di scoprire e risolvere rapidamente problemi che altrimenti rimarrebbero nascosti a lungo, creando danni peggiori.
- Migliora il clima organizzativo, accrescendo la fiducia tra dipendenti e management.
- La reputazione dell’azienda ne trae grande vantaggio agli occhi di clienti e pubblico, trasmettendo un’immagine di integrità e responsabilità sociale.
Insomma: proteggere chi segnala conviene sotto tutti i punti di vista.
Piattaforme per la gestione del whistleblowing
Per gestire in modo efficace le segnalazioni, devi dotarti di uno strumento tecnologico adeguato.
La soluzione migliore è scegliere una piattaforma whistleblowing sviluppata da un fornitore qualificato e con esperienza specifica.
Evita soluzioni improvvisate o fai-da-te. Affidati a specialisti del settore, che sapranno consigliarti la migliore configurazione in base alle tue esigenze specifiche. È un investimento importante che ti proteggerà nel lungo periodo.
Puntare sulla piena conformità
Quando implementi un sistema di whistleblowing è fondamentale garantire la piena conformità a tutti i requisiti normativi previsti dalla direttiva UE.
Devi assicurarti che la piattaforma prescelta sia stata progettata specificamente per rispettare ogni dettaglio richiesto dalle nuove regole europee. Non accontentarti di soluzioni generiche o parziali.
La conformità totale è garanzia di tutela legale per te e per l’azienda. Inoltre, ti mette al riparo da possibili sanzioni delle autorità di controllo. Insomma, meglio prevenire che curare!
Se la tua azienda ha una struttura articolata, con diverse società controllate o collegate, è naturalmente necessario estendere il sistema whistleblowing a tutti i soggetti giuridici del gruppo.
Oltre a diffondere la cultura dell’integrità in tutta l’organizzazione, accentrerai la gestione delle segnalazioni, con benefici in termini di efficienza, costi e sicurezza. Insomma, un’implementazione a livello di gruppo è la scelta migliore.
In sintesi, l’introduzione di un sistema whistleblowing efficace e conforme alla normativa richiede impegno ma porta enormi vantaggi a lungo termine.
