Software note spese
La gestione dei rimborsi spesa dei tuoi dipendenti
CP Spesa è il software di gestione delle note spese sviluppato dal gruppo Centro Paghe che permette di snellire l’inserimento della nota spesa, garantendo così una notevole razionalizzazione del lavoro dell’amministrazione, abbattendo i tempi e velocizzando il passaggio di informazioni.
Grazie a CP Spesa i dipendenti possono caricare in autonomia le loro spese, allegando i relativi giustificativi, scontrini o ricevute, mentre i responsabili possono controllare ed approvare le richieste di rimborso. Le voci di spesa così gestite possono generare un flusso automatizzato verso cedolini e contabilità.
Mai più scontrini persi o illeggibili!
MULTIUTENZA
VALUTE ESTERE
COMPILAZIONE DA APP
MASSIMA DI SPESA
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Semplifica la gestione dei rimborsi spese riducendo costi e carta
Per chi è CP Spesa
Cp Spesa è stato studiato per le aziende con personale viaggiante in Italia ed all’estero, che hanno la necessità di richiedere il rimborso delle spese sostenute.
Perché CP Spesa
Cp Spesa è il sistema che aiuta il personale viaggiante ad inserire velocemente una richiesta di rimborso delle spese sostenute in trasferta. Grazie alla sua semplicità è possibile dematerializzare il documento ed inviare l’approvazione per il rimborso al proprio responsabile tramite APP, diventando il vero vantaggio competitivo perché riduce i tempi di gestione, gli errori contabili e i costi dei documenti cartacei.
Notifica le spese in modo facile tramite app
Con Cp Spesa è possibile gestire in modo veloce e sicuro l’intero processo di approvazione e validazione delle spese aziendali. Dalla compilazione in bozza di una singola nota spesa fino al suo pagamento.
L’inserimento può essere effettuato direttamente da dipendenti e collaboratori tramite web e app.
il software dispone di un’interfaccia intuitiva e semplice, che oltre all’inserimento dell’importo speso permette di allegare anche la documentazione in formato elettronico e di indicare dettagli come presenza di anticipi dati dall’azienda, metodi di pagamento utilizzati, sede della trasferta ed eventuale auto utilizzata.
Riduci i tempi di gestione a livello amministrativo
Con CP Spesa i dati caricati dagli utenti passano direttamente al vaglio dell’ufficio HR o amministrativo con la validazione e approvazione delle note spese. In caso di anomalie o per eventuali rettifiche saranno rimandate nuovamente al mittente attraverso una notifica dell’app.
La conclusione del processo avviene con la messa in pagamento delle note spese e, grazie all’integrazione con il software per la gestione paghe, è possibile inserire il rimborso in modo facile e veloce nel cedolino del dipendente.
Grazie alle funzionalità statistiche, di confronto e di export è possibile avere sempre a portata di mano l’andamento delle categorie di spesa più richieste, le differenze tra periodi diversi, i collaboratori che utilizzano in modo non corretto i rimborsi spese oltre a creare dei report personalizzati a seconda delle esigenze aziendali.
Gestione policy aziendali
Nel sistema è possibile far rispettare la policy aziendale relativa al rimborso spesa grazie ad una serie di configurazioni che possono essere solo alert oppure bloccanti come ad esempio relativamente ai tipi spesa o al massimale consentito. Oppure si possono escluse determinate tipologie di spese.
Il sistema prevede anche la gestione delle autovetture, delle valute estere che sono costantemente aggiornate in tempo reale, la visita ad un cliente specifico oppure ad una commessa.
Un motore potente per i report
Infine, CP Spesa, grazie ad un potente motore di estrazione dei dati, con la funzione drag & drop, consente di visualizzare tutte le informazioni che si desidera. I report possono essere quindi salvati per interrogazioni future.
PERCHÉ SCEGLIERE CP SPESA COME SOFTWARE PER LA GESTIONE DELLE NOTE SPESE
Vantaggi
Anagrafica
Unica
Recupera i dati dei dipendenti dall’anagrafica unica del portale
Tipologie di
spesa
Impostazioni personalizzate per tipologia di spesa
Massimali di
spesa
Consente di configurare i massimali di spesa
Tipologie di spesa e massimali
Impostazioni personalizzate per tipologia di spesa con configurazione dei massimali
Gestione avanzata profili
Permette una gestione avanzata su più livelli dei profili di utenza
Integrato
Integrato con il portale Centro Paghe
Reportistica
Estrazione di report personalizzati
Valute estere
Permette la gestione di valute estere
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Software gestione trasferte
Per molte aziende, le note spese includono anche i costi legati alle trasferte: vitto, alloggio, trasporti e rimborsi di vario genere.
La necessità di monitorare queste spese fa sì che la gestione delle trasferte sia spesso strettamente legata a quella delle note spese.
Con un software gestione trasferte integrato all’interno dello stesso sistema di software gestione note spese, le aziende possono semplificare drasticamente i processi di registrazione e rendicontazione, evitando il rischio di errori dovuti a doppie compilazioni o informazioni disperse su più supporti.
In particolare, i dipendenti possono caricare facilmente i documenti giustificativi, come ricevute e fatture di trasferta, direttamente nell’archivio centralizzato del software gestione note spese. Nel frattempo, l’ufficio amministrativo o HR può accedere in tempo reale a tutti i dettagli di spesa, tenendo sotto controllo i costi di viaggio e rimborsi con la massima precisione.
Ne derivano importanti vantaggi:
- reportistica personalizzata
- workflow di approvazione semplificato
- trasparenza completa nei confronti di tutti gli attori coinvolti.
Integrare il monitoraggio delle trasferte e la gestione delle note spese in un unico strumento rappresenta quindi un passo strategico per migliorare l’efficienza organizzativa: consente di risparmiare tempo, ridurre gli oneri burocratici e ottenere una visione d’insieme sempre aggiornata, a beneficio sia dell’azienda che dei collaboratori in trasferta.
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