Localizzazione GPS dipendenti: soluzioni e accortezze

La gestione aziendale non è sicuramente semplice, soprattutto quando i dipendenti sono tanti e lavorano sia in sede che in mobilità. Affinché tu possa pianificare spese e processi aziendali è indispensabile munirti di tecnologie avanzate capaci di ottimizzare le attività fuori e dentro dal contesto puramente lavorativo. 

Tra le soluzioni più interessanti che stanno rivoluzionando il modo di gestire i dipendenti c’è la localizzazione GPS. 

Di cosa si tratta e quali accorgimenti considerare per non incorrere in problemi legali?

L’importanza della localizzazione dei dipendenti

Se sei un professionista con più di qualche dipendente da gestire, allora i motivi che potrebbero spingerti a implementare un sistema di localizzazione della posizione dei lavoratori sono diversi. Uno strumento di questo tipo consente, ad azienda e dipendenti stessi, di organizzare meglio gli spostamenti e le attività lavorative.

Tra i motivi che spingono maggiormente le società ad affidarsi alla localizzazione GPS dei dipendenti c’è la trasparenza, infatti, grazie al monitoraggio dello spostamento si possono contrastare l’assenteismo e i comportamenti non consoni alle normali attività giornaliere. 

A ciò si lega anche la sicurezza. Infatti, se i tuoi dipendenti si spostassero in aree lontane dal percorso più consono per recarsi a lavoro, potresti intervenire tempestivamente. 

Tante aziende si affidano alla localizzazione GPS anche per ottimizzare i turni di lavoro, che spesso sono un problema significativo quando si hanno più dipendenti.

Localizzazione GPS dipendenti: funzionamento

Quando parliamo di localizzazione GPS dei dipendenti ci riferiamo a quella soluzione che, in ambito dei sistemi di rilevamento delle presenze, consente di determinare con estrema precisione la posizione del dipendente sfruttando la tecnologia Global Positioning System (GPS). Usualmente tale strumento è indispensabile per le aziende che necessitano di forza lavoro in remoto e vogliono migliorare la produttività, gestendo al meglio incontri con i clienti, interventi di manutenzione, consegne e tutto ciò che necessitano gli spostamenti fuori dalla sede principale.

Affinché si possano monitorare gli spostamenti, il dipendente deve installare un’applicazione dedicata sul proprio dispositivo mobile che terrà conto di: orari di inizio/fine lavoro e movimenti durante le ore di lavoro sottoscritte nel contratto.

Grazie a tale soluzione non si rilevano solo le presenze in azienda, ma si possono analizzare anche i dati su dove si trova precisamente il dipendente, richiamandolo nel caso in cui non stesse rispettando la pianificazione giornaliera assegnata.

I benefici della localizzazione

Quando scegli di implementare un sistema GPS per il monitoraggio dei dipendenti puoi beneficiare di diverse caratteristiche interessanti, sia se dovessi essere un lavoratore sia l’amministratore di un’azienda.

Relativamente ai dipendenti, la localizzazione è un vantaggio poiché ti permette di provare che eri effettivamente nel luogo desiderato a una determinata ora, valutando di fatto il tuo modus operandi corretto. Ad esempio, se sei un dipendente diligente che si impegna ogni giorno per aiutare aziende e clientela, allora la localizzazione diventa uno strumento che può aiutarti molto quando hai bisogno di prove concrete sulla tua posizione e sull’orario.

Se invece hai un’azienda, i benefici sono molti di più ed è interessante analizzarli singolarmente per avere un’idea più chiara delle potenzialità di questa tecnologia.

Uno dei vantaggi principali di tale sistema è da ricercare nella maggiore sicurezza che le aziende possono ottenere durante il giorno.

Un esempio concreto è relativo agli autisti o ai dipendenti che svolgono determinate attività attraverso l’utilizzo di più veicoli, cui si lega una maggiore possibilità di incidenti. Monitorando la posizione si hanno più informazioni riguardo i movimenti dei veicoli, garantendo all’azienda una gestione ideale dei lavoratori se non dovessero rispettare le direttive indicate.

Anche gli spostamenti su strada, sia sulle lunghe che brevi percorrenze, inevitabilmente possono presentare imprevisti ed è opportuno che si possa intervenire tempestivamente.

L’accuratezza della localizzazione induce gli autisti a guidare con maggiore attenzione e a rispettare la tabella di marcia prefissata, svincolandosi da possibili incidenti stradali.

Le aziende sfruttano la localizzazione delle loro flotte anche per analizzare in modo chiaro l’utilizzo dei veicoli; infatti, oltre alla semplice mappatura degli spostamenti, si possono identificare anche i consumi e come si sta utilizzano il mezzo di trasporto assegnato.

Monitorando il consumo del carburante di tutti i veicoli a disposizione, è possibili verificare, oltre che la distanza percorsa e gli eccessi di velocità, l’efficienza dei tuoi autisti e identificare quelli più bravi.

I benefici dell’uso del GPS non sono legati solo alla sicurezza e ai consumi, ma si estendono anche alla vera e propria gestione del lavoro. Poichè tale strumento è particolarmente efficace nella pianificazione degli itinerari, permette di adeguare gli appuntamenti alle differenti esigenze oppure stabilire percorsi e orari a seconda delle necessità dei clienti.

In tal senso, una pianificazione ottimale delle attività permette di riscontrare un minore impegno amministrativo, in quanto non sarà necessario compilare manualmente il registro di bordo.

Infine, così come per i dipendenti la localizzazione GPS è utile per dimostrare che stanno effettuando il lavoro nel luogo e negli orari prefissati, anche le aziende possono usufruire di tale vantaggio. Infatti, grazie a questa tecnologia le società possono dimostrare al cliente che non ci sono state irregolarità, tutelandosi nel caso in cui ci fossero dei malintesi sulle consegne o sul lavoro svolto. 

Cosa dice la normativa

I vantaggi per le aziende nell’utilizzo del GPS per monitorare gli spostamenti dei dipendenti sono molti, ma è importante farlo rispettando le normative vigenti. A tal proposito, l’art. 41 della Costituzione italiana garantisce la libertà di iniziativa economica dei datori di lavoro, purché si rispetti la dignità umana. Pertanto, le aziende possono stabilire regole per l’uso del GPS, ma devono sempre tutelare la riservatezza e la dignità dei lavoratori.

Lo Statuto dei Lavoratori (Legge 20 maggio 1970 n.300) e le modifiche successive del D. Lgs n.151/2015 specificano le condizioni per il rispetto dei dati personali. In particolare, il monitoraggio della localizzazione dei dipendenti è consentito se finalizzato a ottimizzare l’allocazione delle risorse, garantire la sicurezza dei lavoratori, soddisfare le esigenze aziendali e proteggere i beni aziendali. Inoltre, è obbligatorio informare i dipendenti sull’uso di tali strumenti per la gestione delle risorse.

Dunque, l’uso di un software dedicato può facilitare i processi di cui abbiamo parlato ma è necessario che sia garantito il monitoraggio solo durante le ore di lavoro e che siano raccolti solo i dati strettamente necessari.

L’incidenza sulla privacy

Quindi, installare un software di localizzazione GPS, che rispetti le normative vigenti consente di sfruttare tutte le potenzialità di questo strumento; ma quanto può incidere sulla privacy dei dipendenti?

Per installare strumenti di geolocalizzazione per i dipendenti, è fondamentale che il datore di lavoro esegua una Valutazione di Impatto sulla Privacy (DPIA), come richiesto dal provvedimento N°467 del 2018 del Garante per la protezione dei dati personali. Questo processo include la descrizione delle modalità, delle finalità di utilizzo dei dati acquisiti e una valutazione dei rischi. È, inoltre, obbligatorio informare i dipendenti sull’uso di questi strumenti, assicurando che il monitoraggio avvenga solo durante l’orario di lavoro e che i dati raccolti siano limitati alle coordinate di posizione, senza accesso a ulteriori informazioni personali. 

L’obiettivo principale è che la scelta dello strumento debba privilegiare soluzioni meno invasive per rispettare la privacy dei lavoratori.

In conclusione, la localizzazione GPS dei dipendenti è una tecnologia utile per ridurre i vari costi di gestione e proteggersi da malintesi con clienti e fornitori. In quest’ottica, la scelta del software appropriato è cruciale per sfruttare al meglio tutte le potenzialità di questa tecnologia per la tua azienda.