HR suite: che cos’è e come funziona questa tipologia di software

La gestione delle risorse umane, soprattutto nell’ultimo decennio, si è evoluta grazie alla maggiore apertura verso la tecnologia.

Gli HR Manager e le aziende che operano in questo ambito hanno compreso quanto sia fondamentale avvalersi di software specifici per l’ottimizzazione delle attività, strumenti che consentono di risparmiare tempo e denaro.

Le HR suite, quindi, sono diventate dei sistemi indispensabili per affrontare, in modo automatizzato, le varie responsabilità che pesano su questi professionisti.

Oggi svolgere alcune operazioni diventa molto più semplice e veloce, partendo dall’onboarding dei nuovi dipendenti per passare alla stesura degli orari e dei turni, le note spesa o la comunicazione interna.

Proprio per tali motivazioni, sempre più aziende decidono di adottare software HR in grado di facilitare i flussi di lavoro, così da accrescere l’efficienza e migliorare l’esperienza dei propri dipendenti e collaboratori.

Continuando a leggere l’articolo, scoprirai ogni dettaglio relativo a tali software, in modo da capire in maniera approfondita quali sono le loro funzionalità principali e i vantaggi che offrono.

Una premessa indispensabile: cosa si intende precisamente per gestione delle risorse umane?

Per ottenere il successo un’azienda deve gestire in modo corretto le risorse umane, termine che in inglese viene tradotto in Human Resources e che, il più delle volte, troviamo abbreviato in HR.

Ma cosa sono le risorse umane? Semplicemente tutti coloro che compongono la comunità di un’azienda e che danno il loro apporto di conoscenze e competenze per avviare e portare avanti il processo produttivo.

Gestire le risorse umane, dunque, significa svolgere varie attività, che necessitano di tanta attenzione e di parecchio tempo. Tra i compiti più comuni ricordiamo la rilevazione delle presenze e delle assenze, la rendicontazione, l’archiviazione dei documenti, il calcolo delle buste paga, la gestione dei turni e delle ferie, la formazione e tanto altro ancora.

Queste attività, alla lunga, possono diventare difficili da gestire, specialmente quando chi si occupa di HR lavora seguendo un approccio tradizionale. In quest’ultimo caso, infatti, il rischio più grande è quello di trovarsi sommersi da carte e scartoffie.

Grazie all’innovazione digitale, oggi esiste uno strumento per semplificare tutte queste azioni, ovvero le HR suite.

HR suite: cosa sono?

Da qualche anno a questa parte è cresciuta l’attenzione verso una gestione corretta delle risorse umane, aspetto al quale viene dato sempre maggiore rilievo.

D’altra parte, siamo tutti d’accordo sul fatto che il successo aziendale passa dalla qualità del lavoro svolto e dalle caratteristiche del personale che lo esegue. I dipendenti, dunque, rappresentano il vero e proprio cuore pulsante delle imprese.

Le HR suite si inseriscono in questo contesto e sono delle soluzioni digitali che permettono di combinare vari processi e sistemi.

L’obiettivo è quello di ottimizzare e di gestire al meglio ogni attività giornaliera che riguarda i lavoratori, così da ottenere risultati migliori nei dipartimenti HR.

Le aziende che vogliono digitalizzare e rendere automatici i propri processi di risorse umane devono decidere se affidarsi a una suite HR integrata o se, in alternativa, optare per una soluzione che si occupa di un processo specifico (es. rilevazione presenze, richieste ferie, etc.).

Tra le due scelte, la seconda è, senza alcun dubbio, la più complicata. Se da un lato avere più strumenti consente di ottimizzare i singoli processi, dall’altro, tale opzione può comportare un progressivo abbandono di tali sistemi.

Ecco perché sempre più aziende scelgono di indirizzarsi verso un software che propone una piattaforma modulare. Si tratta di suite che danno vita a uno strumento a 360° per la gestione delle risorse umane.

I vantaggi sono evidenti, dal risparmio di tempo per svolgere le operazioni ripetitive alla possibilità di espandere in futuro le funzionalità della piattaforma con moduli aggiuntivi per snellire ulteriori processi.

Avere l’opportunità di liberarsi di tali incombenze permette ai reparti HR di dedicare energie e attenzione ad attività strategiche più importanti e a lungo termine.

I principali vantaggi di utilizzare una HR suite

Adottare in azienda una suite HR offre diversi vantaggi. Analizziamo da vicino quelli più rilevanti, ovvero:

• produttività più elevata: la possibilità di risparmiare tempo per svolgere mansioni varie e pratiche lunghe e impegnative consente di dare priorità ad aspetti significativi del lavoro, come la formazione della cultura aziendale o il miglioramento del benessere sul posto di lavoro;

• maggiore chiarezza: un software HR consente di avere a disposizione un quadro chiaro e completo che riguarda tutte le informazioni e i dati delle varie attività e dei lavoratori. In questo modo, prendere decisioni aziendali sarà ancora più facile;

• più sicurezza: chi si occupa a livello manageriale di risorse umane deve rispettare il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati, il cosiddetto GDPR. Ecco perché serve attenzione su come si gestiscono i dati sensibili dei dipendenti. Grazie a una HR suite, è possibile gestire questi dati in modo semplice, ordinato e sicuro.

• comunicazione più efficace: il software di gestione per le HR permette di trasmettere in pochi istanti e in modo intuitivo le informazioni a tutto il team. Questo aspetto rende molto più efficace e rapida la comunicazione interna;

Le funzionalità fondamentali di una suite HR

Quando un’azienda deve scegliere un software HR è determinante prima porsi alcune domande come, ad esempio, cosa ci si aspetta da una suite o quali sono le funzionalità più importanti da migliorare all’interno della propria azienda.

Ogni impresa, infatti, è diversa da un’altra e differenti sono anche i bisogni. Proprio per tale motivo, una delle caratteristiche che rendono ottimo un software HR è la sua flessibilità e la sua adattabilità alle esigenze specifiche.

Questo aspetto si può ottenere soltanto tramite la configurazione personalizzata di una piattaforma, settaggio che dipende dai processi interni e dalle politiche aziendali.

La stessa importanza va data anche al regolare aggiornamento di una suite. I bisogni, nel corso del tempo, variano e si evolvono. Ecco perché bisogna affidarsi a una HR suite al passo coni tempi.

Tra le funzionalità che non devono mai mancare ci sono:

• gestione di ferie e permessi: questi aspetti, in una HR suite, vengono semplificati grazie a funzionalità appositamente dedicate. I manager, dunque, possono monitorare e pianificare in maniera agevole le assenze e personalizzarle, avendo anche una visione completa del calendario;

• rilevazione delle presenze: questa è una funzionalità determinante all’interno di una buona suite HR. Si tratta di un’attività indispensabile per gestire i dipendenti in sede e quelli che lavorano da remoto. Utilizzando la timbratura digitale, dunque, è facile e rapido tener traccia delle presenze, oltre che verificare gli orari di ingresso e uscita dei dipendenti;

• gestione dei documenti: un software di gestione delle risorse umane che possa essere definito professionale non può non includere una funzione dedicata alla gestione dei documenti aziendali. Questo tipo di strumento, infatti, permette di gestire in modo semplice l’accesso alla documentazione, come le buste paga, i congedi, i certificati e così via: dando vita ad un vero e proprio fascicolo digitale del dipendente. Tramite la sottoscrizione tramite firma elettronica, poi, i documenti all’interno di una HR suite hanno anche valore legale;

• scheda del dipendente: la suite HR deve offrire un report riassuntivo di tutto lo storico lavorativo di ogni dipendente, fondamentale per un Direttore HR nel prendere le decisioni in merito a promozioni, aumenti salariali, lettere di richiamo e cambio di mansione. Deve includere pacchetto retributivo e livello attuale, storico di documenti e passaggi di livello, FT/PT, livello di formazione effettuata.

• operazioni di onboarding e di offboarding: un software HR deve permette di gestire digitalmente il processo di onboarding e di offboarding dei lavoratori. In questo modo, è possibile monitorare le assegnazioni degli assett e dei benefits aziendali, condividere con tutti i dipendenti materiali e documenti importanti (dimissioni, contratti, etc.), facilitare e velocizzare l’inserimento delle nuove risorse all’interno dell’azienda risparmiando tempo e costi.

• gestione delle note spese: uno dei processi più difficili all’interno di un’azienda, soprattutto di grandi dimensioni, è la gestione delle note spese. Si tratta di un’attività che richiede tanto tempo. Ma grazie alla funzionalità integrata in una HR suite, le informazioni sulle note spese possono essere gestite in modo intuitivo e rapido dai dipendenti, che possono inserire facilmente informazioni sulle spese. Come? Tramite un semplice scatto fotografico dal proprio cellulare dei giustificativi, che vengono poi conservati in modo sicuro e possono essere consultati ed approvati dai manager in modo pratico e veloce;

• la gestione dello sviluppo e della formazione: una HR suite che possa essere definita completa consente anche di sfruttare alcune funzionalità che riguardano la formazione dei dipendenti, distinguendo tra quella volontaria e quella obbligatoria. È possibile, quindi, pianificare i corsi, gestire la registrazione e valutare i percorsi intrapresi. In questo modo, i responsabili hanno l’opportunità di conoscere le carenze da colmare nei propri dipendenti, in modo da indentificare il fabbisogno formativo e proporre altri corsi di formazione mirati.

Per ottimizzare i processi HR è ormai indispensabile affidarsi al giusto software

In questo articolo abbiamo analizzato diversi aspetti delle suite HR ed è chiaro come adottare questi sistemi sia un passo ormai imprescindibile per tutte quelle aziende che desiderano migliorare e ottimizzare i processi relativi alle risorse umane e l’efficienza aziendale in generale. Rendere diverse attività automatiche, grazie alla digitalizzazione, permette innanzitutto di risparmiare tempo e denaro, risorse che possono essere dedicate a operazioni strategiche più importanti.

Come abbiamo visto, il software ideale è quello che, oltre alle funzionalità base, consente di sfruttare una serie di strumenti aggiuntivi che permettono di gestire e di monitorare il comparto HR a 360°.

In più, non bisogna sottovalutare la possibilità di ricevere regolarmente aggiornamenti che arricchiscono di funzionalità aggiuntive la propria suite, così da soddisfare anche esigenze future tramite l’installazione di ulteriori moduli.