Il costo del personale rappresenta una voce importante del bilancio aziendale e, molto spesso, la sua entità influenza direttamente le prestazioni dell’azienda sul mercato. Scopriamo nel dettaglio come eseguire il corretto calcolo del costo del personale della tua azienda.
Il costo del personale
Partiamo da una premessa: rispetto a qualche decennio fa lo scenario all’interno del quale le aziende si devono muovere è profondamente cambiato.
Da un lato c’è un mercato ormai globalizzato che offre tante nuove opportunità di crescita e per aumentare gli utili. Dall’altro, però, c’è da fare i conti con competitor più agguerriti in grado di proporre servizi e prodotti di qualità a prezzi competitivi.
Indubbiamente, è importante per un’azienda investire sullo sviluppo e sulla ricerca ma lo è altrettanto anche sfruttare al meglio le proprie risorse interne e tenere sotto controllo i costi.
In Italia è risaputo che la tassazione sul lavoro è tra le più elevate al mondo. Il cuneo fiscale e tutte le altre tasse previste dall’attuale sistema rendono più complessa l’eventualità di assumere un nuovo dipendente.
Il problema principale non è soltanto legato al costo in sé per sé, ma dalla zavorra che queste spese comportano per l’azienda che non può destinare ulteriori risorse all’innovazione e alla ricerca.
Di qui l’importanza di tenere sotto controllo il costo del personale della tua azienda e soprattutto capire come è possibile calcolarlo correttamente.
Perché calcolare il costo del personale
Prima di addentrarci in una questione molto tecnica è opportuno ricordare che la risorsa più preziosa della tua azienda sono e restano i dipendenti.
È perciò nello stesso interesse dell’azienda tutelare i suoi collaboratori permettendo loro di accedere ad una retribuzione adeguata per il lavoro che svolgono e per il contributo che danno alla crescita dell’impresa.
Altrimenti, l’azienda smetterà di attrarre quei talenti di cui ha bisogno per crescere, innescando un feedback negativo.
Tuttavia, la gestione deve essere commisurata con le potenzialità della tua attività e con il volume di affari che riesci a creare, evitando di fare il classico passo più lungo della gamba.
Come abbiamo già detto il costo del personale rappresenta una voce importante del bilancio: e per questo è fondamentale saperlo quantificare preventivamente, in modo da allocare le risorse in modo sostenibile.
La differenza tra retribuzioni e costi connessi
Un classico errore che si commette nella valutazione e nel calcolo del costo del personale riguarda le spese che vengono considerate.
Infatti, il costo del personale è semplicemente la somma algebrica dei salari che vengono riconosciuti ai vari dipendenti presenti in organico con l’aggiunta di eventuali benefit e delle tasse.
In linea generale è importante sottolineare che la quantificazione può arrivare da due categorie principali di costi.
La prima categoria riguarda il cosiddetto costo diretto del lavoro ossia quello necessario per produrre un articolo. Poi c’è il costo cosiddetto indiretto che non è legato alla produzione.
Nella prima categoria possiamo tranquillamente inserire gli stipendi mentre nella seconda sono da riportare tutte quelle attività che riguardano il personale ma che non sono collegate alla realizzazione dei servizi e dei prodotti offerti.
Potrebbe apparire come una suddivisione quasi scontata ma in realtà non considerare correttamente le varie spese potrebbe comportare degli errori con conseguenze rilevanti dal punto di vista del guadagno e della soddisfazione dei propri dipendenti.
Un altro approccio virtuoso è quello che permette di gestire correttamente il bilancio aziendale distinguendo tra quei costi che sono direttamente correlati alle prestazioni aziendali e quelli che invece contribuiscono a mantenere le infrastrutture e tutto quello che è necessario per creare i presupposti per creare e produrre.
Lo stipendio
Nel calcolo del costo del personale la prima voce da considerare è quella relativa allo stipendio del dipendente. Si tratta di una ovvietà che però va tenuta in conto.
A tal proposito è importante introdurre un semplice concetto, ossia quello della retribuzione annua lorda (RAL). Si tratta, in parole povere, della somma algebrica di tutti gli stipendi lordi che vengono riconosciuti ai vari dipendenti dell’azienda.
Ulteriori costi
La retribuzione non è la sola voce che bisogna considerare nel calcolo del costo del personale di un’azienda. Ce ne sono tante altre che molto spesso vengono erroneamente ignorate comportando degli errori di valutazione.
Prima che un dipendente possa svolgere la propria attività e dare un importante contributo per la crescita aziendale, deve essere ricercato sul mercato, selezionato e assunto. Queste fasi richiedono dei costi.
Possiamo parlare quindi di un costo di ricerca, selezione e di assunzione. Va considerato che per la ricerca e la selezione ci sono dei software che molto spesso vengono utilizzati con modalità di abbonamento mensile o annuale. Inoltre, il recruiter e tutto il dipartimento della gestione del personale, dovranno impiegare risorse ed energie per poter individuare il candidato ottimale per una determinata mansione. Solitamente bisogna creare degli annunci ad hoc, scremare i candidati e anche questo comporta dei costi che l’azienda deve quantificare e tener conto in fase di calcolo complessivo.
Se poi ci si vuole affidare ad un recruiter esterno bisogna tener conto della commissione per il servizio che viene messo a disposizione. Solitamente la commissione si attesta intorno al 20% della retribuzione di base del nuovo assunto. Giusto per intenderci, se il nuovo assunto percepisce uno stipendio di 2000 al mese, il recruiter avrà diritto al 20% di questa somma.
E le spese non finiscono qui: perché bisogna fare in modo che il nuovo dipendente venga integrato e si adatti al processo produttivo. In termini tecnici si parla di onboarding: ma esistono dei software pensati per ottimizzare anche questa fase.
Le spese di gestione
Una ulteriore voce che contribuisce alla quantificazione del costo del personale è rappresentata dalle spese di gestione.
Sono degli investimenti che necessariamente devono essere fatti per consentire ai dipendenti di poter utilizzare delle infrastrutture utili allo svolgimento dell’attività.
La quantificazione non è semplice ma rientrano nella lista i costi necessari per l’affitto di un locale e le utenze energetiche indispensabili come l’elettricità ma anche l’acqua e il riscaldamento per creare un ambiente lavorativo confortevole che metta nelle migliori condizioni possibili l’operatore.
Tra le spese di gestione rientrano anche i costi da sostenere per acquistare attrezzature da ufficio e mobili. Si pensi ad esempio alla scrivania, alle sedie ergonomiche, gli articoli di cancelleria, computer e tanto altro.
Tasse, contributi previdenziali e TFR
Per quanto riguarda la retribuzione annua lorda, nel calcolo per la sua determinazione devono essere inseriti anche i contributi assicurativi e previdenziali che sono a carico del dipendente.
Tuttavia, ce ne sono altri che sono invece a carico del datore di lavoro. In particolare, il datore di lavoro deve pagare i contributi INPS e i contributi INAIL. I primi sono obbligatori per legge per consentire al lavoratore un giorno di poter avere accesso al sistema previdenziale mentre i secondi mettono al riparo, tramite apposita assicurazione, i dipendenti rispetto ad infortuni e malattie.
L’Italia è tra i Paesi in cui le tasse e i vari contributi previdenziali rappresentano una fetta importante dell’investimento aziendale tant’è che in media sono quantificabili come il 30% della retribuzione annua lorda.
Altra questione di cui tener conto nella quantificazione del costo del personale è il trattamento di fine rapporto meglio conosciuto con l’acronimo TFR. In pratica, è la somma di denaro che l’azienda deve riconoscere al dipendente al termine del rapporto lavorativo ossia quando il contratto viene cessato per qualsiasi situazione come, ad esempio, il licenziamento oppure l’avvenuto accesso dal sistema previdenziale.
Il datore di lavoro deve pagare ogni mese una determinata somma che forma, nel corso del tempo, il TFR. Il calcolo per quantificare la quota di TFR annuale può essere effettuato semplicemente prendendo la retribuzione annua lorda e dividendola per 13,5. L’importo ottenuto deve essere però rivalutato in funzione del 75% dell’inflazione e aumentato di un tasso fisso del 1,5%.
I benefit aziendali
Siamo arrivati all’ultima voce che contribuisce alla quantificazione del costo del personale: i benefit aziendali.
Molte imprese, infatti, riconoscono ai propri dipendenti, come forma di ringraziamento del lavoro svolto, dei benefit che possono essere di diversa natura. Questo è un sistema di welfare molto importante che permette all’azienda di attrarre i migliori talenti presenti sul mercato del lavoro e di mantenerli nel tempo.
Se un lavoratore che contribuisce in maniera efficace alla crescita dell’azienda si trova bene al suo interno, difficilmente sarà interessato a prendere in considerazione una nuova esperienza.
I benefit possono essere i più disparati come, ad esempio, un’assicurazione medica privata che permetta di fruire di servizi sanitari come le prestazioni di un dentista oppure di un fisioterapista.
È possibile prevedere dei benefit che stimolano e incentivano i dipendenti a praticare sport e dedicare maggiore attenzione al proprio benessere fisico, possono essere riconosciuti dei contributi economici importanti per snellire i costi necessari per il dipendente per raggiungere ogni giorno la sede operativa dell’azienda.
Altri benefit molto utilizzati sono i buoni pasto ma anche la possibilità di consentire ai dipendenti di mangiare gratuitamente all’interno delle proprie mense aziendali.
Le politiche possono essere tantissime ma le relative spese devono essere opportunamente qualificate e inserite nel conteggio finale del costo del personale.
Il costo del personale può ora essere calcolato semplicemente facendo la somma algebrica delle varie voci di spesa di cui abbiamo parlato in tutti questi paragrafi. Una volta quantificato correttamente puoi trarne le dovute considerazioni.
