Per crescere le aziende devono acquisire, archiviare, condividere e gestire efficacemente dati e informazioni al fine di centrare l’obiettivo prefissato. Fare in modo che i dipendenti possano accedere facilmente al fattore conoscenza, li rende maggiormente produttivi con conseguenti benefici dell’azienda stessa.
Questo aspetto dell’organizzazione aziendale prende il nome di knowledge management, cioè gestione della conoscenza.
A tale proposito vediamo cos’è, perché è importante e quali vantaggi concreti può offrire.
Cos’è il knowledge management?
Il knowledge management può essere definito un processo di incremento, organizzazione e di totale condivisione della conoscenza da parte di membri di un’azienda al fine di renderla competitiva e in grado di incrementare gli utili.
Il knowledge management si rivela prezioso poiché permette di fornire al personale di un’azienda le giuste informazioni in modo che possa agire in sinergia, avvalendosi delle tecnologie più innovative.
Condividere metodologie, know-how e strumenti permette ad un’azienda di performare nettamente meglio rispetto alle proprie concorrenti, abbattendo i tempi di onboarding e – tangenzialmente – migliorando anche il clima aziendale.
L’informazione è potere e se vi è una asimmetria informativa all’interno dell’azienda, cioè l’informazione è nelle mani di alcuni, si prefigura un monopolio nella gestione dei processi.
In questo modo alcune figure tengono in scacco l’azienda che diventa a quel punto succube del lavoratore che potrebbe da un lato dettare le “sue regole”, destabilizzando la struttura gerarchica, dall’altro potrebbe mettere in pericolo l’azienda in caso di dimissioni.
Perché il knowledge management aziendale si rivela importante?
Approfondiamo questi vantaggi. Optare oggi per un knowledge management ben strutturato e implementato da persone esperte, significa ridurre costi e tempi lavorativi.
Gestire efficacemente i dati e condividere metodologie di lavoro consente ad esempio ai team di prendere decisioni in modo più consapevole e rapido, riducendo significativamente i tempi di discussione e facendo in modo che – partendo da una base comune – anche la decisione sia maggiormente condivisa.
Se poi alla metodologia, si associa un vero e proprio software di knowledge management i vantaggi aumentano in maniera esponenziale.
Diventa possibile ottenere per un’azienda una migliore visione analitica a riguardo di vari problemi, minimizzando di gran lunga gli errori specie quando il numero di dati è ampio.
Per fare qualche esempio – un software di knowledge management consente di ottenere informazioni automatizzate e molto più accurate, anche se i dati posseduti sono tantissimi e magari accorpati in testi, pagine web, e-mail oppure inseriti in software e difficilmente rintracciabili manualmente.
In questo frangente è sufficiente soltanto utilizzare una parola chiave per filtrare tutte le informazioni fino a raggiungere quella di maggior rilevanza.
Un altro valido motivo per cui vale la pena considerare l’implementazione di un software per il processo di knowledge management, è riscontrabile nel fatto che quest’ultimo consente ad un’azienda di gestire le informazioni in modo più rapido e innovativo con conseguenti vantaggi per l’attività che svolge.
Presupposti per un buon knowledge management
Per implementare efficacemente il knowledge management e sfruttarne gli aspetti strategici che garantisce, è tuttavia importante intervenire a monte su alcuni fattori; infatti, deve essere strutturato sull’effettiva consistenza dei processi aziendali e degli obiettivi che si intendono raggiungere e soprattutto individuare quelli in grado di fornire l’ambito successo.
Il knowledge management è una tecnologia che consente di eseguire un processo analitico ed ottimizzato a tutte le aziende che intendono gestire un gran numero di informazioni e dati.
Per sfruttarlo al meglio è quindi fondamentale affidarsi nelle mani di esperti del settore, ossia ai knowledge manager. Questi ultimi saranno in grado di definire strumenti e strategie vincenti per la condivisione di know-how, metodologie e dati – che si tratti di mail, database e via dicendo.
